Behalten Sie Ihre Prioritäten im Blick
Nicht immer haben wir im Griff, was in unserem Leben geschieht. Umstände, Notfälle und Unvorhergesehenes sind lauter Gelegenheiten, in den Modus „Reaktion“ zu verfallen und aus den Augen zu verlieren, was uns wirklich wichtig ist.
Die Herausforderung besteht dann darin, wieder in den Modus „Antwort“ zu wechseln: das eigene Gleichgewicht und die eigene emotionale Ökologie zu bewahren und dabei Kurs auf das zu halten, was für uns wirklich zählt.
Wenn wir davon ausgehen, dass unsere Lebensaufgabe der magnetische Pol ist, nach dem sich die Nadel unseres inneren Kompasses ausrichtet, lohnt es sich trotzdem, im Alltag Orientierungspunkte zu finden, um uns im Takt der Veränderungen immer wieder neu auszurichten.
Ein guter Anfang ist die Frage, was eine Priorität für Sie eigentlich bedeutet. Sie können natürlich im Wörterbuch nachschlagen – aber warum nicht Ihre eigene Definition entwickeln? Es kommt auf Ihre Wahrnehmung an. Woran erkennen Sie also, dass eine Priorität tatsächlich eine ist? Wird sie von Ihnen bestimmt, von anderen oder von den Umständen? Reagieren Sie spontan auf die Ereignisse, so wie sie kommen, wobei eine Priorität die andere verdrängt? Oder gehören Sie zu den Menschen, die die Dinge mit kühlem Kopf planen und eines nach dem anderen erledigen? Jede Antwort ist richtig. Sie fließt einfach in Ihre Definition ein, je nach Ihrem Persönlichkeitstyp und Ihren Werten, und gibt Ihnen zugleich Hinweise für mehr Selbstbestimmung.
Mehrmals im Leben durchlaufen wir Phasen, die uns die Orientierung rauben und damit auch unser Gespür für Prioritäten. In solchen Momenten werden Abstand, Bleistift und Papier manchmal zu unseren besten Verbündeten: Notizen, Skizzen, Tabellen und Mindmaps erlauben es uns, innezuhalten und mit einer gewissen Objektivität zu betrachten, wie wichtig und wie dringend die verschiedenen Facetten unserer Lage sind. Die eigenen Prioritäten wieder zu ordnen, wird so zu einem ausgezeichneten Weg, uns im Handeln zu orientieren und die Kontrolle über die Ereignisse zurückzugewinnen.
Die Eisenhower-Matrix
Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, soll einmal gesagt haben: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“ Auf diesen Gedanken geht ein Werkzeug zurück, das ich oft nutze, um meine Prioritäten zu ordnen: die Eisenhower-Matrix. Vielleicht kennen Sie sie bereits aus einem Einführungskurs in Management oder aus Büchern zum Thema. Hier eine einfache Darstellung.
Die Eisenhower-Matrix lichtet zwar das Dickicht, indem sie eine erste Sortierung all dessen vornimmt, was zu tun ist. Dennoch laufen wir Gefahr, am Ende vier Listen statt einer zu haben … und manche davon können lang sein! Eine können wir natürlich sofort streichen: die Liste der Dinge, die weder wichtig noch dringend sind. Bei den anderen stellt sich die Frage, wie wir sie ordnen … nach Priorität! Dafür schlage ich Ihnen zwei Methoden vor: Die erste priorisiert das Kritische, die zweite ordnet die Prioritäten nach Ihren Werten.
Ihre wahren Prioritäten finden
Schreiben Sie zunächst ganz einfach alles auf, was Sie zu tun haben – spontan und ohne nachzudenken. Versuchen Sie vorerst nicht, eine Rangfolge herzustellen. Notieren Sie alles, was Ihnen in den Sinn kommt, die Kleinigkeiten ebenso wie die großen Vorhaben. In wenigen Minuten haben Sie vermutlich eine Liste von einer Seite, vielleicht sogar zwei …
Ordnen Sie nun jeden Punkt dieser Liste mithilfe der Eisenhower-Matrix ein. So erhalten Sie vier Listen. Die Aufgaben im Feld „ERLEDIGEN“ sind Ihre wahren Prioritäten: Sie gilt es jetzt zu organisieren. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder ordnen Sie sie danach, was „kritisch“ ist, oder nach Ihren „Kriterien“, also nach Ihren Werten.
Schauen wir uns gemeinsam an, wie diese beiden Methoden funktionieren; danach können Sie diejenige wählen, die besser zu Ihnen passt.
Die „kritischsten“ Prioritäten finden
Dieses Werkzeug wird oft mit der Eisenhower-Matrix verglichen. Ich habe die in Unternehmen verwendete Kritikalitätsmatrix angepasst und mit der Eisenhower-Matrix kombiniert, denn gemeinsam ergeben sie eine echte Rangfolge, die zu wirksamem Handeln führt. In einer Übergangsphase, wenn man die Orientierung verloren hat, zeigt Ihnen das Ergebnis dieser Übung den nächsten Schritt, um voranzukommen und aus dem Nebel der Untätigkeit herauszufinden. Ich empfehle Ihnen daher, diese Übung mit den Punkten aus dem Feld „ERLEDIGEN“ Ihrer Eisenhower-Matrix zu machen. Übertragen Sie dazu das folgende Raster auf ein Blatt Papier.
Wählen Sie dann für jeden Punkt aus dem Feld „ERLEDIGEN“ Ihrer Eisenhower-Matrix das passende Kästchen. Eine gelegentliche Aufgabe zum Beispiel, deren Nichterledigung katastrophale Folgen hätte, landet in der dritten Zeile, in der rechten Spalte. Wiederholen Sie das für jeden Punkt Ihrer Liste und vergleichen Sie Ihre Ergebnisse dann mit der Tabelle unten. Sie werden sofort sehen, dass diese Übung die Prioritäten schärft und dass sich die Liste der zu erledigenden Dinge auf das Wesentliche konzentriert: Ihre wahren Prioritäten.
Ihre Prioritäten nach Ihren Werten ordnen
Beim Umgang mit Prioritäten mangelt es nicht an Möglichkeiten. Eine weitere Art, Ihre Prioritäten zu sortieren, besteht darin, sie im Licht Ihrer tiefsten Werte zu betrachten. Besinnen Sie sich einfach auf die drei Werte, die Ihnen im Moment am wichtigsten sind. Geben Sie dann jeder Aufgabe auf Ihrer Liste für jeden dieser drei Werte eine Note von 1 bis 10 – je nachdem, wie sehr die Aufgabe Sie diesem Wert näherbringt. Anschließend müssen Sie nur noch die Summe bilden, und schon haben Sie eine Rangfolge Ihrer Prioritäten.
Die Tabelle unten zeigt, wie Ihre Übersicht aussehen kann. Sie können für jede Gruppe von Aufgaben oder Projekten aus der Eisenhower-Matrix eine eigene Tabelle anlegen – außer natürlich für das, was Sie bereits gestrichen haben!
Der To-do-ismus
Wenn wir daran denken, eine Aufgabenliste zu schreiben, erinnern wir uns ganz von selbst daran, schon einmal eine verfasst zu haben, mit mehr oder weniger Begeisterung … Vielleicht erinnern wir uns an die Punkte, die noch offen sind, und an die, die in Vergessenheit geraten sind. Lassen Sie mich deshalb ein Wort zu diesen To-do-Listen sagen, die hier und da herumliegen: im Büro, zu Hause, auf Ihrem Smartphone …
Der To-do-ismus, abgeleitet vom englischen Ausdruck to do („zu erledigen“), bezeichnet jene Listen von Dingen, die zu tun sind – gewissermaßen Hausaufgaben, die wir uns selbst aufgeben. Es sind schriftlich festgehaltene Ziele, die unsere Kalender (auf Papier und digital) füllen, die Kühlschranktür, unsere Haftnotizen und, Hand aufs Herz, allzu oft auch unseren Kopf. Alltag, Arbeit, Familie, Einkäufe: lauter Listen, bei denen man das Gefühl hat, nie ans Ende zu kommen, weil ständig neue Punkte hinzukommen, während wir die oberen abhaken. Unter diesen Umständen wird die Prioritätenliste schnell zu einem Zettel ohne Hand und Fuß.
In Zeiten von Anspannung, Stress und Unsicherheit angesichts von Veränderungen vertrauen wir lieber unserer Liste als unserem Gedächtnis. Das ist ein gutes Mittel, das Gehirn zu entlasten und den Kopf frei zu bekommen und zugleich Ordnung hineinzubringen. Doch so hervorragend diese Strategie der mentalen Entrümpelung gegen Aufschieberitis und Unbeständigkeit hilft, so leicht kann sie auch zu einem wunderbaren Werkzeug der Entmutigung werden, wenn die Liste unkontrolliert wächst. Dann kann die Versuchung entstehen, manche Dinge einfach zu „vergessen“ aufzuschreiben und sich hinter einer bequemen Ausrede zu verstecken: „Verflixt! Ich konnte es nicht erledigen, ich hatte vergessen, es auf meine Liste zu setzen!“
So trägt die Liste schließlich die ganze Last der Verantwortung für unser Umherirren.
In Zur Psychopathologie des Alltagslebens vertritt Freud die These, dass wir etwas vergessen, weil wir uns nicht daran erinnern wollen. Würden gut genutzte Listen das Problem lösen? Geben Sie es zu: Wir alle empfinden ein gewisses Vergnügen dabei, eine erledigte Aufgabe mit einem entschiedenen Strich durchzustreichen. Die Kehrseite der Medaille ist natürlich das schlechte Gewissen, das wir haben können, wenn eine Aufgabe liegen bleibt. Deshalb ist es so wichtig, unsere To-do-Liste als echte Prioritätenliste zu führen und nicht bloß als Liste von „Dingen, die zu tun sind“, wenn wir Lust oder Zeit dazu haben. Es ist eine Frage der Verbindlichkeit: Jede neue Aufgabe sollte durch das Raster der Eisenhower-Matrix, der Kritikalitätsmatrix oder Ihrer Kriterien gehen, bevor sie ihren richtigen Platz auf der Liste findet. Sie werden sehen, dass dieser Platz sehr oft nicht ganz hinten ist.
Vom Unerledigten zum Auto-Listing
Ohne die Disziplin, unsere Liste jeden Tag neu zu bewerten und die Prioritäten neu zu ordnen, funktioniert der To-do-ismus als solcher in der Regel nicht. Laut Bruno Koeltz, Arzt und Psychotherapeut, führen drei Mechanismen dazu, dass unsere Aufgabenlisten unerledigt bleiben:
- geringe Frustrationstoleranz: Ständig eine Liste mit zu erledigenden Dingen vor Augen zu haben, erzeugt Frust über alles, was noch nicht getan ist. Manche betreiben deshalb lieber Vogel-Strauß-Politik und ignorieren die Liste, statt diesen Frust jedes Mal neu anzufachen;
- Leistungsangst: Der Blick auf die Liste kann Stress auslösen angesichts der Ressourcen, die nötig sind, um die vielen Aufgaben darauf zu bewältigen;
- passiv-aggressive Reaktion: Wenn wir uns gezwungen fühlen, etwas zu tun, sperren wir uns.
Warum also vom To-do-ismus zum Auto-Listing wechseln? Was ist der Unterschied, werden Sie fragen? Er liegt genau im Umgang mit Prioritäten. Da das Auto-Listing auf Prioritäten beruht, besteht sein Grundprinzip darin, zu bestimmen, welche Aufgaben überhaupt auf eine To-do-Liste gehören.
Die Eisenhower-Matrix, die Kritikalitätsmatrix und die Tabelle Ihrer Werte sind wunderbare Werkzeuge für das Auto-Listing. Natürlich gibt es noch weitere. Laut Bruno Koeltz können Sie, um dem Unerledigten entgegenzuwirken, die Punkte Ihrer Liste auch nach den folgenden drei Kriterien ordnen:
- das Unumgängliche;
- das „Wenn ich Zeit habe“;
- das „Bei Gelegenheit“.
Für Bernard Sève, Professor für Ästhetik und Kunstphilosophie an der Universität Lille III, erlaubt das Erstellen von Listen dem natürlichen Narzissmus, den wir in uns tragen, sich zu entfalten. Diese Listen sind der Spiegel unserer eigenen Tugenden, also ein Abbild unserer Qualitäten, unserer Erfolge und unserer Leistungen: Sie sind unsere Eroberungen der Neuzeit.
Anders als die Listen, die wir rückblickend anlegen, um unsere Lieben oder unsere Heldentaten aufzuzählen, oder die To-do-Listen, die uns in die Zukunft blicken lassen, führt uns das Auto-Listing in den gegenwärtigen Augenblick zurück – genau in den Moment, in dem wir die Listen schreiben, in unmittelbarem Kontakt mit dem, was wir gerade erleben. Das Auto-Listing zeugt von unserer Denkweise und davon, wie wir unsere Prioritäten ordnen. Aus ihnen ergibt sich, wie wir die Aufgaben aufteilen, die wir erledigen müssen, um letztlich unsere Lebensaufgabe zu verwirklichen – Tag für Tag.
Die Kunst des Priorisierens
Wir müssen zugeben, dass wir in unserer modernen Welt immer weniger gewohnt sind, uns vom gegenwärtigen Augenblick tragen zu lassen. Viel öfter sind wir im Multitasking-Modus oder schlicht eher abgelenkt als präsent bei dem, was jetzt geschieht, ohne besondere Erwartung.
Unsere Prioritäten zu steuern, erlaubt es uns, uns wieder auf unsere Mission und unsere Vision auszurichten, jenseits der Wechselfälle von Übergangsphasen und jener jahreszeitlichen Nebel, die uns manchmal vom Kurs abbringen.
Das Priorisieren hilft uns, wieder an das Gefühl von Kompetenz und Vertrauen anzuknüpfen, das in Zeiten der Veränderung vielleicht ins Wanken geraten ist. Die Zufriedenheit, die aus dem Auto-Listing entsteht, wirkt sich unmittelbar auf unsere Psyche aus, aber auch auf unser körperliches Wohlbefinden. Sie hilft uns, unsere Haltung der Exzellenz wiederzufinden, die unerlässlich ist, um die Übergänge des Lebens harmonisch zu durchlaufen.
Nicolas Beffort
Diesen Artikel und viele weitere Werkzeuge finden Sie in meinem Buch Au rythme des transitions („Im Rhythmus der Übergänge“), erschienen auf Französisch bei den Éditions de l'Homme.
